به چه دلیل جلسه ی کاری این قدر معروفیت بدی داره؟ چون خیلی از جلسات، منظم ضعیفی دارن، بیشتر از اندازه طولانی هستن و خطِ سیر مشخصی هم ندارن. متأسفانه بیشتر جلسات کاری، متناسب با حس و حال افراد خوش مشربِ حاضر در اتاق، همیشه از این شاخه بهش شاخه می پرند.

حتی جلساتی در سطوح بالای مدیریتی هم که با توجه به مقام و تجربه شرکت کنندگان اونا باید بازده بیش تری داشته باشن، بیشتر بیشتر از اونکه پُربار باشن، زجرآورند. تازه اینا حرفه ایای جلسه هستن و قاعدتا باید بهتر از بقیه عمل کنن. در این مقاله با ۷ نکته واسه اینکه بتونین جلسهای کاری تون رو بهتر رهبری کنین، آشنا میشید.

 

به عنوان کسی که در راه حرفه ای خود هزاران جلسه ی کاری رو برگزار کرده و یا در اونا شرکت کردم و در آینده هم امیدوارم در جلسات زیادی شرکت کنم، می خوام هفت نکته لازم رو با شما در بین بذارم که جلسات تون رو از فرش بلند کرده و اگه بخوام کمی غلو کنم، به عرش می برن. همین اول باید حساب کسریِ بودجه ی هفتگی تون رو از این چاه ویل پرنشدنی جدا کنین، تا به سراغ نکات دیگر بریم.

۱. هدف رو روشن بگید

در حال تولید ایده هستین؟ سعی می کنین تصمیمی بگیرین؟ می خواید طرحی بریزین؟ اخبار مربوط به وضعیت الان رو گزارش کنین؟ یا اصلا هم این و هم اونو می خواید؟ هدف اصلیِ جلسه ی کاری هر چه می خواد باشه، اما باید واسه همه شرکت کنندها به روشنی مشخص شده باشه.

وقتی نصف شرکت کنندها تصور می کنن باید ایده ای ارائه دهند و نیمی دیگر در حال تصمیم گیری هستن، نمیشه گفتگوی پُرباری داشت. اینجا اونایی که ایده ارائه میدن، احساس ناامیدی می کنن و همیشه با قضاوتای بقیه دهن شون بسته می شه، از طرف دیگه، اونایی که تصمیم می گیرن، این ایده های به ظاهر بی ربط رو که مانع پیشرفت جلسه می شن، تحمل نمی کنن.

حتی وقتی هدف جلسه رو از پیش اعلام کردین، بازم اختلاف بینِ ایده پردازی و تصمیم گیری، به یکی از آفتای تقریبا شایعِ جلسات تبدیل می شن. حواس تون به این نوع گفتگوها باشه و هر جا لازم شد، سکان هدایتِ جلسه رو به دست بگیرین. مثلاً بگید: «ایده های خوبی دارین، ولی زمان ایده پردازی گذشته. الان واسه تصمیم گیری دور هم جمع شدیم.» یا «موقع ایده پردازی، همه ایده ها توانایی نوشته شدن روی تخته رو دارن. به مدت سی دقیقه، هیچ قضاوتی انجام نمی شه. تصمیم گیری بعد از این مرحله هستش.»

۲. به قوانین جلسات دوره ای احترام بذارین

خود باور دارم، جلسات، قوانین مشخصی دارن و این قوانین پذیرفته شده، هدف مهمی رو دنبال می کنن. همون قدر که افراد از برنامه ریزیای فشرده به دلیلِ فرصت کمی که واسه «کارِ واقعی شون» باقی می ذاره، شکایت دارن. از هماهنگ سازی همون برنامه ریزیای فشرده، اما طبق قانون و قانون مشخص و به شکل ای که از قبل در جریان کارا قرار گیرند، استقبال هم می کنن.

۷ نکته واسه اینکه جلسه های کاری تون رو بهتر رهبری کنین آموزشی

با تعریف نقشه راه مناسب واسه هر جلسه ی خاص، می تونین به جای اونکه زمان تون رو سرِ راهنمایی تک تکِ افراد در مورد دستورجلسه ی جدید تلف کنین، خیلی سریع به مسائل مهم بدین. دنبال کردنِ یک روال همیشگی معنیش این نیس که هر هفته باید زمان یه جوری به همه موضوعات اختصاص یابد یا اینکه موضوعِ هر جلسه فقط باید به ارائه گزارش پیشرفت یا اخبار تازه، محدود شه. پیشنهاد می کنم، در حالی که امکان تغییرات جزئی هم وجود داشته باشه، چارچوبی قابلِ تکرار واسه جلسات دائمی تعریف شه. مثل صرف نظر از موضوعاتی که فعلا اهمیت ندارن یا تغییر نفر اونّلی که صحبت می کنه. به این روش، در رابطه ترین و مهم ترین موضوعات واسه جلسه ی کاری، اولویت بندی هم می شن.

۳. یک روز پیش از جلسه ی کاری، جویای اولویتا شید

کمه کم یک روز پیش از جلسه و قبل از اونکه دستورجلسه رو کامل کنین، از شرکت کنندها بپرسید اولویتِ فکری شون چیه؟ این کار نه تنها اعضای گروه رو تشویق می کنه که ذهن خود رو آماده ی جلسه کنن، بلکه واسه شمام پیش زمینه ای ذهنی در مورد ابهاماتی که ممکنه تو ذهنِ افراد و گروه های جور واجور وجود داشته باشه، ایجاد می کنه.

فقط به خاطر داشته باشین که هر کسی اولویتای متفاوت و منافع خاص خودشو در نظر داره. شما به عنوان رئیس جلسه یا برگزارکننده، باید با نگاهی کلی، اولویتا رو رتبه بندی کنین. بین مسائلی که یه گروه کوچیک تر می تونن در زمان خود به اونا رسیدگی کنن و مسائلی که احتیاج به توجه کامل همه افراد حاضر دارن، فرق زیادی هست.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۷ خوراکی سالم واسه کاهش استرس بدون ترس از چاقی

۴. بخشای ساختاری و انعطاف پذیر، طراحی کنین

من همیشه با طراحیِ بخش ساختاری، جلسه رو شروع می کنم و با طراحی بخشی انعطاف پذیرتر، اونو به پایان می برم. دوست دارم، متناسب با نوعِ جلسه، نصف زمان اختصاص یافته و یا بیش تر از اون، انعطاف پذیر باشه و امکان دستکاری داشته باشه. پس، ترجیح میدم به جای اونکه تنها به دلیل پذیرفته شده شدنِ دستورجلسه ای، سفت و سخت بهش بچسبم، موضع گیریای افراد حاضر در اتاق رو دنبال کنم. کاغذ سفیدِ ۵ گرمیِ دستورجلسه، لوح سنگی نیس!

اگه احساس کنم شور و شوق جمعی به طرف یک ایده ی فی البداهه میره، با عوض کردنِ راه جلسه مشکلی ندارم. می دونم که این طرز فکر ممکنه واسه افرادی که روی سبک جلسه ی کاری خود سفت و سخت وایس تاده ان (نکته شماره ۶ رو ببینین) آزاردهنده باشه و متوجه هستم که راضی نگه داشتن همه، غیرممکنه (نکته شماره ۷ رو ببینین). با این حال آمادگی واسه اتمامِ بحثای بی هدفی هم که ما رو از مقصود اصلیِ جلسه دور می کنن، هر قدر هم که این بحثای بی هدف، انرژی بخش باشن، احتیاجی ضروریه.

۵. شما راهبر جلسه هستین، پس سعی کنین راهبری کنین

حتما میدونید، حضور در جلسه ی کاری که رئیسِ درگیر و فعّالی نداره، چقدر خسته کننده س. پس وقتی شما رئیس هستین، خودتون رو به عنوان مدیرِ راهبریِ جلسه، ببینین. اینکه همه رو نسبت به مقصود و هدف بحث آگاه کنین، وظیفه ی شماس. اگه دستورجلسه ی چاپ شده ای دارین، باید هم حاضران رو به طرف نقطه هدف هدایت کنین و هم هر گونه انحراف از اونو مورد توجه بذارین. «پس الان از x می گذریم و فعلا به y می پردازیم. جنیفر، نوبت شماس.»

اگه بحث در راهی متفاوت و البته سودمندتر از چارچوبِ دستورجلسه حرکت می کنه (نکته شماره ۴ رو ببینین)، نگران خلاصی از اون نباشید. فقط به همه بگید چه اتفاقی در جریانه. وگرنه، توجه حاضران رو در کشاکشِ انتظاراتی که از اونا دارین و واقعیتی که در جریانه، از دست میدید.

۶. جلسه رو پیش از به نتیجه رسیدن تموم نکنین

جدای از بهره وری و رفت و امدِ تیمی، هیچکی جلسات کِش دار رو دوست نداره. اما به نظرم، تموم کردن جلسه، تنها به خاطر این که وقت تموم شده هم به همون اندازه آزاردهندهه. «، نزدیک بود مسئله گرسنگی در جهان رو حل کنیم، اما بیل سر ساعت ۱۱ کاری داره، پس جمعش کنیم!»

اگه بحث مهمی در جریانه، من اجازه میدم ۱۰ دقیقه یا بیشتر جلسه ادامه پیدا کنه، البته این اتفاق نباید هر هفته بیفته. اگه بیل واقعا نمیتونه از کار ساعت ۱۱ خود بگذره، ساعت ۱۰:۵۵ اونو که عجله داره تا به کارش برسه، مرخص می کنم و از طرفای درگیری که هنوز در جلسه حضور دارن، می خوام یا بحث رو به نتیجه برسانند یا تا وقتی همه هنوز حاضرن و می تونن تقویم هاشون رو چک کنن، جلسه ی کاری بعدی رو تعیین کنن.

۷. در فکر راضی نگهداشتنِ همه نباشید

شرکت کنندگان در جلسه بیشتر اولویتا و دیدگاه هایی رقابتی دارن و هیچ راهی وجود نداره که بشه همیشه، همه رو راضی نگه داشت. نمی تونین راحت خاطر باشین که همه طرفا از زمان، توجه و تعریف یه جوری برخوردارن، پس حتی تلاشی هم در این مورد نکنین. شما سبک راهبری و اولویتای خودتون رو دارین. اونا رو به کار ببرین. اگه بیل با این قضیه مشکل داره، هر زمانی که خودش مسئول شد، می تونه اون طور که می خواد جلسه رو اداره کنه.

جلو بردنِ جلسه ی کاریِ پُربار، مهارتیه که کم تر بهش توجه می شه، اما نباید کار بیهوده ای تلقی شه. شاید این هفت نکته، تعریف و تمجیدی، به خاطر اداره جلسه ای لذت بخش نصیبتان نکنه، اما اگه بتونین از این نکتها استفاده کنین و یک ساعت در هفته هم که شده گروهتان رو از دوزخِ جلسات بی نتیجه، نجات بدین، بازم جای شکر داره.

منبع : Inc

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی