شرکتای هوشمند، خوب میدونن که فضای کار، خود یکی از وسایل کسب وکاره. محیط یک کسب وکار درخشش دهنده و تقویت کننده ی ارزشای اساسی اون کسب وکاره. اما چه جوری؟! می تونین از نحوه ی چیدمان تیما، عملکردهای جور واجور، و از روی عناصر طراحی به این موضوع پی ببرین. موارد بالا همه درخشش دهنده ی فرهنگ، بِرند و ارزشای یک کار و کاسبی هستن.

مثلا، به خاطر این که الان شرکتا در جستجوی خصوصیاتی مثل باز بودن فضا، امکان در دید بودن و امکان همکاری در فضای کار خود هستن، طرح بندی دفتر کارِ «باز» که همه چیز در اون آشکاره، خیلی سر و صدا کرده.

 

یک وقتایی این مدل طراحی خیلی کارآمده، اما تحقیقات نشون می ده که ممکنه این همکاریِ اجباری به دلیل اینجور طراحی محیطی تبدیل به یک جور زیاده روی شه. این روزها به شکل چشم گیری افراد دوباره دارن ارزش آرامش و تمرکز رو کشف می کنن و پس همیشه خواسته فضای کاری ای دارن که بتونن در اون تمرکز کنن.

۷ عامل واسه طراحی یک محیط کار فوق العاده  آموزشی

آرامش

انجام «کار مشترک» با بقیه و «سکوت» دو انتهای یک پیوستار هستن که در امتداد اون حالتای مختلفی واسه کار کردن هست و هر یک از این حالتا هم شرایط بهینه ی خاص خود رو دارن. بهترین راه واسه شناسایی این نقاط بهینه مشخص کردن فرایندهای تکراریِ کارهاییه که بدون فکر و مکانیکی انجام می شن و فرایندهایی که در اونا لحظات انتخاب و تفکر جریان داره، تا آخرش طراحی محیط کار برابر با واقعیتای اون محیط به ویژه صورت بگیره.

۷ عامل واسه طراحی یک محیط کار فوق العاده  آموزشی

البته گفتن این حرف از عمل کردن بهش ساده تره. توجه به فردی که تنهایی داره در یک اتاق جلسه خالی کار می کنه، یا افرادی که به دلیل حاضر نبودن اتاق کنفراس دور میز کسی جمع شدن کجا و اینکه بتونیم نتیجه بگیریم که چه وضعیتی قابل جایگزینیه و سناریوی قابل اجرا چیه کجا!

به خاطر اینکه زبونِ فضاییِ همه رو برابر کنیم، فهرست «مشارکت» و «سکوتی» تهیه کردیم که شامل هفت جنبهه. از تواناییای این فهرست اینه که این امکان رو به افراد می ده که خیلی مشخص تر روشای کاری مورد علاقه شون رو با فضای فیزیکی جور کنن: جای، میزان دیوارکشی ، میزان در دسترس بودن، تکنولوژیای به کار رفته، مقدار زمان گذشته در اون ساختار، چشم انداز و اندازه.

وقتی که تمرین رو انجام دادین همه جوابا رو به طور جمعی هم در نظر بگیرین – این کار در مقایسه با جمله تکراری «احتیاج به فضای کاری مشترک بیشتری داریم»، خیلی بیشتر به شما واسه شناسایی نیازهایتان کمک می کنن.

۷ عامل واسه طراحی یک محیط کار فوق العاده  آموزشی

راه های زیادی واسه اجرا این تمرین در مورد جلسه ی کاری هست. این روش می تونه به عنوان عنصری اساسی در کارگاهای تجسم طراحی به همراه گروهی بزرگ تر استفاده شه. در این کارگاها به مسائلی مثل اینکه افراد چه جوری و کجا با هم کار می کنن پرداخته می شه. اینطوری، افراد می تونن راه های کار کردن به روشای جدید در آینده رو هم مجسم کنن. ما نسخه ای از فهرست مون رو تحت یک نظرسنجی آنلاین اجرا کردیم که داده های مورد نیازمون رو به روشی منظم تأمین کنه و افراد بیشتری رو واسه تصمیم گیری دخالت بده – اگه شما یا سازمان تون به جای نظرسنجیای حضوری، با نظرسنجیای آنلاین رابطه بهتری دارین می تونین از این نوع نظرسنجیا استفاده کنین.

اَدوبی (Adobe)

دفتر کار نیویورک شرکت اَدوبی چون یه سری شرکتای کوچیک تر در بخش ی تکنولوژی رو خریده بود در حال رشد بود. پس، به عنوان شرکتی بالغ در این بخش، که همیشه در حال پیشرفت و رقابت بر سر استعدادها (خاصه در نیویورک) شرکتای حریف رو به طرف سرمایه گذاری جدی روی محیط کارشون جهت داده، اَدوبی هم فرصتی واسه بازنگریِ آینده دفتر کاری خود در منهتن پیدا.

البته می دونستن که در این مورد یه سری رقابت دارن. یک نمونه از این رقابتا این بود که کارمندان دفتر منهتن به دلایل متفاوتی دیگر به طور منظم از فضا استفاده نمی کردن. خیلی از اونا خود رو با کار کردن در خونه یا جاهای دیگر برابری داده بودن و شرکت تعداد زیادی کارمند داشت که مشغول کار در نقاط جور واجور دنیا بودن. پس، حتی کسائی که داخل منهتن کار می کردن هم بیشتر رابطه مجازی داشتن.

خود فضای دفتر هم اونقدر میلی واسه افراد ایجاد نمی کرد که کاراشون رو اونجا بکنن. طرح دفتر شامل تعدادی دفتر تک نفره، چند کابین و تعداد کمی هم مبلای راحتی بود. جدا از اینکه اینا افرادی که از بخشای جدید به مجموعه پیوستند هم شروع به کار در کنار بقیه کردن، که طبیعتا نیازهایی مربوط به فرهنگ کار و فضای کاری رو به همراه داشت – و معمولا با هم مخالف بودن.

اَدوبی به جای اینکه با عنوان «احتیاج به فضای کاری مشترک بیشتری داریم» اقدام به طراحی دوباره فضا کنه از ما خواست تا واسه فهم نیازای ویژه ی کارمندان که می تونست به روند کارای روزانه شون کمک کنه به کمک اش بریم. ما واسه پشتیبانی از فرهنگ بررسی گرا و داده محور اَدوبی یک همکاری خیلی نزدیک با تیم املاک و ساختمان اونا داشتیم، که داده هایی رو در مورد فضای کاری جمع آوری و بررسی می کردن و به عنوان بخش کلیدی فرایند برنامه ریزی، بازخورد کارمندان رو راجبه صورتا هفت گانه ای که ما تعریف کرده بودیم در اختیار ما قرار می دادن.

۷ عامل واسه طراحی یک محیط کار فوق العاده  آموزشی

واسه ایجاد فضایی که به حس «دورکاری» شباهت بیشتری داشته باشه، فهمیدیم که کارمندان بیشتر به فضاهای قابل دید (شفاف) تمایل دارن تا چشم انداز بزرگی به دیگر فعالیتای در حال اتفاق دفتر داشته باشن. فضاهایی واسه اونا مهم بود که در اونا امکان اتصال تکنولوژیای جانبی به شکلی هدفمند تعبیه شده باشه و پس اطلاعات خیلی راحت بتونن در دسترس اعضای تیم قرار گیرند. وجود اینجور شرایطی رابطه مجازی رو هم ساده تر می کنه. خواسته ی دیگر اونا فضاهای جلسه ای بود که بشه از اونا سریع و غیررسمی استفاده کرد.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۷ جمله ساده که مردها و زنان برداشت متفاوتی از اونا دارن

۷ عامل واسه طراحی یک محیط کار فوق العاده  آموزشی

البته با اینکه باز بودن فضا واسه اونا ارزش به حساب می اومد نتایج نظرسنجی نشون داد که علاقه ای نداشتن فضای کارشون مثل فضای استارتاپی باشه. به این معنی که حد و مرزهای مربوط به فعالیتا و تیما واسه شون مهم بود. در دیدارهای بعدی که با کارکنان اَدوبی واسه بهتر کردن این تغییرات داشتیم موارد بالا آخرش تایید شدن.

الان طراحی فضای دفتر نیویورک اَدوبی در حال انجامه و واسه رسیدن به نتیجه همه خیلی هیجان داریم. روش ما به دلیل اینکه با قالب تصویری آنلاین برابری داشت خوب تونست با اعضای تیم اَدوبی رابطه برقرار کنه. این روش، هم رابطه با مدل ارتباطی اونا با کاربران پایانی سرویس هاشون بود، یعنی طبق ی مثل سازی و جدا سازی وتحلیل.

یودِل (Yodle)

تعداد کارمندان شرکت بازاریابی یودِل از زمان تأسیس خود در سال ۲۰۰۵ رشد کرده و به ۱۱۰۰ نفر رسیده. تعداد زیادی مثل پیشرفت دهندها، تیم فروش، اجرا و رهبری در این شرکت مشغول به کار شدن. پیشرفت دهندهای یودِل معمولا روی تعدادی پروژه با برنامه های فشرده ی زمانی کار می کردن که احتیاج به هماهنگی آسون و تصویری کردن جدولای زمانیِ کار و وظایف افراد داشت.

شرکت میخواس در عین ایجاد فضا واسه رشد آینده خود، انرژی استارتاپی بودن خود رو حفظ کنه. فضای قدیمی، که حالا خیلی هم شلوغ شده بود به شکل بی برنامه ای رشد کرده بود و افراد همه جای شرکت پخش بودن. تیما بدون داشتن فضای مرکزی واسه جلسه از هم جدا افتاده بودن، از طرف دیگر نیروهای اجرایی در دفترهای خصوصی خود از بقیه سوا شده بودن. تکه تکه بودن فضا در عمل شرکت رو به طرف و طرف فضای یک کار و کاسبی بالغ جهت داده بود، که با خواسته ی اونا واسه داشتن فضایی استارتاپی متفاوت بود.

ما تمرین بررسی سریع چشم انداز رو انجام دادیم. این تمرین به عامل ی چشم انداز که یکی از هفت عامل ایست که پیش ازین گفتیم می پردازه. این کار واسه کلیه ی تیم هاشون انجام شد و تعجب زیادی به دنبال داشت. حالا پیشرفت دهندها می دونستن که خیلی بیشتر از اون چیزی که تصور می کردن با بقیه در رفت و امد هستن؛ در عین حال اونا احتیاج به فضایی آروم داشتن تا بتونن پروژه های فوریِ در گردش رو به ثمر برسانند. واسه رسیدن به این منظور، در طراحی پایانی یک «اتاق سکوت» واسه شرکت در نظر گرفته شد – که یک محدوده نیمه-بسته در گوشه ای خلوت از طبقهه. اونا می تونن در این پروژه های فشرده لپ تاپ هاشون رو بردارن و بدون هیچ مزاحمتی در اونجا کار کنن. اینجور چینشی از نگاه تصویری هم این پیام رو داشت که نباید مزاحم افرادی شد که دارن در اون محل کار می کنن.

۷ عامل واسه طراحی یک محیط کار فوق العاده  آموزشی

مورد شگفت انگیز دیگر این بود که فهمیدیم شرکت به فضایی هال مثل و محلی مرکزی واسه دور هم جمع شدن احتیاج داره. بخاطر این طراحی پایانی شامل یک پلکان وسیع بود که واسه دورهمیای بزرگ یک جور چینش مثل به استادیوم رو ایجاد می کرد. این فضا با وجود نظرهای جور واجور کارکنان و دودلی ساده شون در مورد این پلکان، الان به جایی تبدیل شده که بیشترین استفاده از اون می شه. مدیران میگن اینکه افراد بعد از جلسات در سالن می مونن باعث بالا رفتن یادگیریای درون گروهی شده. از وقتی که این فضای معروف شده و همه درباره اون حرف میزنن تعداد خواستهای کاری و کیفیت اونا افزایش پیدا کرده.

مراحل شروع کار

چالشی که اَدوبی و یودِل با اون روبرو شدن خیلی رایجه و نشون می ده که چه جوری پروژه ها از یک جمله مثل «احتیاج به فضای کاری مشترک بیشتری داریم»، شروع می شن و به قصه ای عمیق تر راجبه این منتهی می شن که افراد چه جوری و به چه دلیل به روشی خاص کارشون رو انجام میدن.

واسه شروع بحث در این مورد، لازمه جدا از اینکه اینکه هفت وجه (نامبرده) رو با کارمندانتان بررسی می کنین، پیش از هر چیز به عنوان رهبران شرکت این سؤالا رو از خود بپرسید:

  • کارمندان ما چه کسائی هستن و در ۵ سال آینده چه کسائی هستن؟
  • چه افراد دیگری از فضای ما استفاده می کنن (بازدیدکنندگان، مشتریان، اعضای انجمن و بقیه) و دلیل حضورشون در این فضا چیه؟
  • علاقه مندیم که وقتی مشتریان، کارمندان پنهون و دیگر بازدیدکنندگان وارد فضای ما می شن چه برداشتی از ما داشته باشن؟
  • تا چه حد واسه انعطاف پذیری و انتخاب اینکه کارا چه جوری انجام شه ارزش قائلیم؟
  • حالتای کاری ای داریم که واسه افراد خاصی برتری ای بسازه؟
  • علاقه مندیم که کدوم رفتارهای محیط کار فعلی مون تغییر کنن؟
  • رضایت بخش ترین ویژگیای محیط کاری فعلی که باعث حفظ سودمندی می شن کدوما هستن؟
  • اگه بعضی از افراد حضور مرتبی در دفتر ندارن دلیل اونو میدونیم؟

طراحی و رسیدگی به ظاهر فضای کار واسه هر سازمانی یک سرمایه گذاری بزرگ به حساب میاد که ممکنه روی یه سری از نتایج کار و کاسبی مثل سودمندی، رضایت کارمندان، اشتغال، استخدام استعدادها و قدرت برند اثر بزاره. به دلیل وجود هزاران روش واسه طراحی فضا و برنامه ریزی واسه اون، لازمه که رهبران به طراحی محیط کار با هدفی هدفمند نگاه کنن. تقلید از آخرین مُده های استارتاپی حتما باعث نتایجی نمی شه که شرکت شما به دنبال اینه، اما پرسیدن سؤالای مناسب – و بیشتر از هر چیز، گوش دادن به جواب کارمندان – شما رو بهش نتایج نزدیک می کنه.

منبع : hbr.org


دسته‌ها: آموزشی