تا حالا شده که مدیریت جلسات کاری، فرهنگی یا آموزشی بر عهده ی شما باشه؟ اگه تجربه این کار رو دارین حتما میدونید که مدیریت جلسات اصلا کار آسونی نیس. وقتی اسم جلسه میاد یک تصویر خسته کننده به ذهن مون می رسه: چند نفر دارن با گوشیای هوشمندشان بازی می کنن، بعضیا چُرت میزنن و همیشه از خودشون می پرسن: «پس کِی تموم میشه؟» جلسات کاری ساعتای زیادی رو در طول روز به خودشون اختصاص میدن؛ اما بیشتر کارمندان فکر می کنن که این جلسات وقت شون رو هدر میدن و البته در بیشتر مواقع همین طور هم هست! اما راه های زیادی وجود دارن که می تونین مدیریت جلسات کاری رو به دست بگیرین و از اونا به مؤثرترین روش استفاده کنین تا کارمندان تون انرژی بگیرن، به وجد بیان و واسه انجام کارشون مشتاق تر شن. این مقاله رو بخونین تا با نکته های مؤثری واسه مدیریت جلسات آشنا شید.

 

۱. هدف تون رو از برگزاری جلسه مشخص کنین

۷ راه حل موثر واسه مدیریت جلسات آموزشی

هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشه. قبل اینکه بقیه رو به جلسه دعوت کنین، از خودتون بپرسید: «در این جلسه قراره چی به دست بیاریم؟» قراره کادر مدیریت جدید رو به اونا معرفی کنین یا هدف تازه رو با اونا در بین بذارین؟ می خواید در مورد یکی از مشکلات شرکت با اونا مشورت کنین یا قراره در مورد یک مسئله خاص تصمیم گیری کنین؟ جلسات سرپایی با هدفای مبهم مثل «به روز رسانی وضعیت» معمولا بازده خوبی ندارن.

۲. تنها افرادی رو به جلسه دعوت کنین که حضورشون لازمه

وقتی دارین واسه یک جلسه برنامه ریزی می کنین، به این فکر کنین که کی واقعا لازمه حضور داشته باشه؟ اگه می خواید یک تغییر رو آگاهی رسانی کنین باید کسائی رو دعوت کنین که از این آگاهی رسانی اثر می گیرن. اگه قراره یک مشکل رو حل کنین، کسائی رو دعوت کنین که اطلاعات خوبی دارن و می تونن در حل این مسئله به شما کمک کنن. اگه افراد حاضر در جلسه فکر کنن که موضوع جلسه به اونا ارتباطی نداره یا از این مسئله اصلا سر در نمی بیارن، این جلسه واسه شون کسل کننده می شه و وقت شون با شرکت کردن در اون هدر میره.

۷ راه حل موثر واسه مدیریت جلسات آموزشی

۳. به برنامه زمان بندی تون توجه کنین

همه مسائلی رو که قراره در جلسه مطرح شن، به شکل یک دستور جلسه بنویسین. باید یک برنامه زمانی مشخص داشته باشین و زمان لازم واسه هر بخش از جلسه رو مشخص و اونو واسه همه افرادی که در جلسه حضور داشتن، ایمیل کنین.

وقتی هم که جلسه شروع شد اون برنامه زمانی رو روی تخته بنویسین یا روی صفحه نمایش بذارین. این کار که یکی از روشای مدیریت جلساته، باعث می شه که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شه.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۷ روش واسه بالا بردن اعتماد به نفس «طنز» 

۴. موقعیتی جفت و جور کنین تا همه افراد اظهارنظر کنن

هیچی به اندازه زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه رو از مسیرش خارج نمی کنه. اگه دیدید کسی داره بیشتر از حد صحبت می کنه خیلی سریع اونو متوقف کنین. بگید: «از توجه شما خیلی سپاس گزاریم اما حالا باید به بقیه هم فرصت بدیم که نظرات شون رو بگن تا بتونیم یک تصمیم درست و کامل بگیریم.»

هیچکی استثنا نیس. وقتی قانونای مناسبی واسه مدیریت جلسات داشته باشین و به نظر همه توجه کنین، کارکرد گروه تون در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر می شه.

۵. جلسه رو به موقع شروع و به موقع هم تمومش کنین

۷ راه حل موثر واسه مدیریت جلسات آموزشی

وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماس، اگه به موقع اون جلسه رو شروع و تموم کنین و به عنوان یک فرد منظم شناخته شید، می ببینن که چه جوری همکاران تون به جلسه توجه می کنن. وقتی شما واسه وقت اونا ارزش قائل شید، اونا هم به شما احترام می ذارن.

یک نکته دیگر در مورد زمان: جلسات تون نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشن. ۶۰ دقیقه بیشترین وقتیه که کارمندان حواس شون جمع و متمرکزه.

۶. آوردن گوشی و تبلت به جلسه ممنوع!

واقعیت اینه که اگه افراد اجازه داشته باشن که با خودشون تبلت یا گوشی موبایل هوشمندشان رو بیارن، دیگر کسی به جلسه توجه نمی کنه و در مباحث اون شرکت نمی کنه. عوضش ایمیل میدن، در اینترنت می چرخن یا اَنگری بِردز (angry birds) بازی می کنن و همیشه باید تذکر بدین: «لطفا به من توجه کنین.»

۷. پیگیری کنین

طبیعیه که افراد جور واجور بعد از یک جلسه، نظرها و برداشتای متفاوتی در مورد مباحث اون داشته باشن. واسه اینکه احتمال اشتباه رو کاهش بدین، بعد از جلسه یک ایمیل واسه هر کدوم از افراد حاضر بفرستید و در اون چند تا نکته مهم رو مشخص و پررنگ کنین و بگید که این جلسه چه دستاوردهایی داشته و مسئولیتای افراد، کارایی که باید بکنن و تاریخ تحویل کار رو به اونا یادآوری کنین. اینطوری همه افراد یک برداشت مشترک دارن.

جلسات کاری می تونن باارزش و تولید کننده باشن، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات رو خوب بدونین تا موفق شید.

منبع : forbes



۱

دسته‌ها: آموزشی